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¿Cómo comprender mejor la relación profesional entre los Dircom y los periodistas? Los Dircom y los periodistas que trabajan en los medios ejercen la comunicación pero de una forma diferente. Ambos profesionales están obligados a entenderse para realizar su trabajo, por eso es necesario conocer a la otra parte, cómo funciona y qué necesita para facilitar el día a día de cada uno. Estos son diez claves que han recogido las asociaciones Dircom y ADECEC para el mejor entendimiento entre ambos colectivos en un manual de buenas prácticas. 1. Interlocutor de calidad El periodista necesita que los portavoces estén preparados y conozcan muy bien la información que manejan para poder responder a sus preguntas. Un buen dircom necesita tener las siguientes características: accesibilidad, rapidez de respuesta, autonomía y criterio para saber qué se puede decir y qué no. Otra labor importante que debe cumplir el experto en comunicación es la de contrastar información. Al ser algo indispensable para el periodista, éste demanda rapidez y accesibilidad. Si no, tendrá que buscar una fuente ajena a la compañía, con los riesgos que eso implica. 2. El interés de la información La información que le interesa al periodista debe ser novedosa o relevante, por eso el dircom debe enfocar de esa manera sus comunicados y notas de prensa. 3. El contexto de la información Además de ser una información “noticiable”, hay que tener en cuenta el contexto de la información. El dircom se debe preguntar si el tema de la nota de prensa forma parte de un proyecto estratégico, si responde a las necesidad de los públicos objetivos, si se muestran logros considerables de la empresa, si dispone de un portavoz más adecuado para declarar y si éste es el momento idóneo. |
4. Saturación del email
El mail es una forma de contacto fácil, rápida y sencilla, por eso se puede caer en la tentación de usarla con demasiada ligereza. Mandar demasiados emails puede llegar a saturar al periodista y terminar siendo un esfuerzo contraproducente. Para llamar la atención dentro de la bandeja de entrada, es recomendable utilizar un titular llamativo, explicativo y relevante. Otra recomendación es mandar correos personalizados con el nombre de cada reportero.
5. Llamada telefónica
El telefóno es otro medio de comunicación que no hay que dejar de lado, siempre manteniendo el sentido común y no llamar en horarios intempestivos o insistir demasiado. Lo que se conoce como llamada de contraste la realiza el periodista al dircom para contrastar información que ha recibido de otra fuente. En la otra dirección, el dircom la hace para matizar alguna información publicada. Hay que evitar saltarse la escala de mando y llamar directamente a un jefe del periodista, porque se puede perder su confianza. Las llamadas combinadas son las que hace el dircom antes de mandar una nota de prensa, para captar el interés del periodista. La carga de trabajo de los periodistas y la saturación de sus buzones de correo también obliga que desde la agencia se contacte con los profesionales de los periódicos para confirmar la recepción de la nota y, en caso negativo, reenviarla.
6. Segmentación de la noticia
En un contexto de saturación informativa, es importante segmentar la información y adecuarla para el perfil y el interés de los lectores de cada medio, siempre teniendo en cuenta el enfoque informativo. También hay que tener en cuenta que las demandas de los medios audiovisuales son más altas y no se deben dejar de lado.
7. La confianza
La relación entre un dircom y un periodista se basa en la confianza, por lo que la mentira no está permitida. Habrá momentos en los que ambas partes tengan que manejar información delicada, pero no por ello se debe llegar a mentir. Si el dircom confiesa sus propias limitaciones dentro de la empresa, se puede generar empatía entre los dos. El periodista, por supuesto, tiene que respetar los off the record.
8. Gestión del contacto
Cada información requiere un tipo de formato. Si una noticia es de gran relevancia, el periodista querrá tener acceso a una fuente experta dentro de la empresa, lo que suele ocurrir es que los directivos no están acostumbrados a tener contacto con los profesionales de la comunicación. Hay que evitar convocar una rueda de prensa a no ser que sea estrictamente necesario, ya que consume mucho tiempo para el periodista. Es recomendable realizar talleres en los que el reportero pueda conocer el sector por él mismo.
9. Tiempos y plazos
La rutina periodística se rige por unos horarios fijos, por lo que el dircom tiene que tenerlos en cuenta, como no llamar después de la hora de cierre. También el periodista que pide que un portavoz esté disponible desde primera hora de la mañana.
10. Editorial vs publicidad
Hay que diferenciar muy bien información de publicidad. Los medios siempre exigen que los contenidos de las notas de prensa tengan un enfoque informativo, es decir, que sean “noticiables”. Si se quiere hacer publicidad, siempre se puede contratar…